método pdca o ciclo de deming

noviembre 10, 2020

Hace unos días, Antonio Afonso, director de Glassydur, una de las marcas canarias con mayor proyección internacional actualmente, me consultaba cómo debería afrontarse en el contexto del desarrollo de negocio el proceso de crecimiento y expansión contemplado en el Plan Estratégico de la empresa, considerando que los tiempos de cambio también lo son de zozobra.

En mi opinión, debería afrontarse aplicando el método PDCA, que se define a partir de las siglas en inglés Plan (planificar)  ·  Do (hacer)  ·  Check (verificar)  ·  Act (actuar) y que en nuestro idioma se conoce por el acrónimo PHVA o Ciclo de Deming. Edwards Deming fue un profesor estadounidense especializado en Estadística y divulgador del concepto de Calidad Total, estrategia basada en la mejora continua de la calidad que se afronta en cuatro fases y cuyo fin es la optimización de la productividad y de los procesos, así como la reducción de costes, con el objetivo de aumentar la rentabilidad del producto o servicio y de la empresa.

La aplicación del método PDCA nos garantiza que la estrategia escogida es la adecuada, pues facilita la puesta en marcha de las correcciones necesarias y su reorientación si fuera preciso, en función de los resultados parciales que se vayan obteniendo a lo largo del proceso de implantación y desarrollo, sin que ello implique grandes inversiones económicas o de recursos.

Fases

• Planificar (Plan)

Fase inicial de identificación del problema, las mejoras o las necesidades. Se recopila toda la información, se analizan los datos, se establecen las fases, acciones y especificaciones del proceso y se determina el cumplimiento de los objetivos previstos en cada una de ellas, basándonos en las necesidades reales determinadas por los clientes (externos o internos). Se definen asimismo las responsabilidades y los recursos humanos y materiales necesarios para abordarlas.

La planificación permite estandarizar el proceso de creación y gestión de proyectos de distinta naturaleza poniendo el foco en las necesidades reales, no en las subjetivas o en aquellas que creemos que deberían ser atendidas.

En esta fase utilizo como herramientas la Metodología Kanban, los Diagramas de Gantt y el brainstorming.

Documentar detalladamente y con rigor la planificación es una obligación irrenunciable.

•  Hacer (Do)

Se ejecuta la planificación según el proyecto y las fases contempladas. Es recomendable hacer una prueba inicial acotada para verificar la correcta ejecución y sondear posibles mejoras. No se deben correr riesgos innecesarios, de manera que la planificación debe ejecutarse según lo previsto. En caso de detectar algún error o necesidad de mejora, se analizan las posibles soluciones y se decide la aplicación de correctores respecto a la propuesta inicial, documentando estas modificaciones, con sus motivos e implicaciones.

En esta fase utilizo como herramienta algún software de gestión de proyectos o de tareas. 

• Verificar (Check)

En cada una de las fases se irán recogiendo los datos y analizando los resultados que se vayan obteniendo. Se ha de velar por el óptimo cumplimiento de lo planificado. No es permisible el reiterado comentario tipo «no tengo tiempo de anotar los resultados, o los tiempos…«, que implicaría una dejación de funciones por parte de los responsables asignados. Lo que no se mide no existe, y si no existe, no se puede mejorar. Los resultados obtenidos deben confrontarse con los objetivos marcados inicialmente para estimar posibles desviaciones, si las hubiera, identificar las causas y valorar posibles mejoras.

En esta fase utilizo los cuadros de mandos, el check list, la metodología de los 5 porqués y los diagramas de causa-efecto (también llamados diagrama espina de pescado o diagrama de Ishikawa). 

• Actuar (Act)

Una vez analizados los resultados aplicaremos las mejoras, que tendremos que documentar y plasmar en el proyecto inicial, en una rueda sin fin de mejora continua. Como ya he comentado en alguna ocasión hablando sobre calidad total, «la aplicación de una estrategia Kaizen de mejora continua permite la evolución constante de los procesos y la adquisición de conocimiento (know how) individual y colectivo, basándonos en la idea de que aunque algo funcione, siempre se puede hacer mejor.”

En esta fase utilizo la metodología kaizen y los diagramas de afinidad, que trataré en un próximo artículo.

Uno de los aspectos más sobresalientes del método PDCA es su fácil implantación y su corta curva de aprendizaje. Esto hace que sea altamente recomendable en circunstancias de cambio, puesto que permite afrontar con mayores garantías la resistencia al cambio en las empresas.

Imagen: Momo Marrero