¿tus presupuestos generan beneficio o solo actividad?

octubre 10, 2026

Una de las cifras más importantes y, al mismo tiempo, más olvidadas en muchas empresas es el porcentaje de gastos generales. Paradójicamente, suele ser uno de los factores que más influyen en la rentabilidad real del negocio y uno de los menos considerados a la hora de elaborar presupuestos. Muchas organizaciones calculan con precisión los costes directos de sus productos, servicios, obras o proyectos, pero olvidan repercutir adecuadamente los costes de estructura necesarios para que la empresa siga funcionando. El resultado es una situación tan frecuente como peligrosa: la empresa vende, factura y mantiene una elevada actividad, pero los beneficios no llegan o resultan muy inferiores a los esperados.

Conocer cómo calcular el porcentaje de gastos generales, interpretar correctamente su evolución e imputarlo de forma adecuada a los presupuestos constituye una de las mejores prácticas de gestión financiera, ya que permite transformar la actividad comercial en rentabilidad sostenible y evitar que el crecimiento de las ventas se convierta en un espejismo económico.

Los gastos generales son todos aquellos costes necesarios para que la empresa funcione, pero que no pueden asociarse directamente a una venta, obra o proyecto concreto. Normalmente incluyen los siguientes:

• Los salarios no productivos (Dirección General, Administración y Finanzas, Recursos Humanos, Comercial, Marketing y RRPP, Atención al Cliente, Sistemas…)
• Sistemas e informática
• Asesorías externas
• Alquileres de oficinas
• Seguros corporativos
• Licencias informáticas
• Gastos legales y financieros
• Marketing corporativo
• Otros gastos de estructura no vinculados directamente a un proyecto concreto

En resumen, los gastos generales son todos aquellos costes que no forman parte directamente del producto o servicio vendido. Desde una perspectiva contable, se encuentran principalmente en el grupo 6 (compras y gastos) y, específicamente, en los subgrupos 62 (servicios exteriores), 63 (tributos) y 65 (otros gastos de gestión), así como en la parte no productiva de los grupos 64 (gastos de personal) y 68 (amortizaciones).

Para medir el impacto de estos costes sobre la actividad de la empresa se utiliza el KPI denominado Gastos Generales sobre Facturación (%), uno de los indicadores más relevantes para la Dirección General y para el departamento de Administración y Finanzas. Este indicador muestra qué porcentaje de los ingresos de la empresa se destina a mantener su estructura organizativa y se calcula de la siguiente manera:

gastos generales / ventas × 100

La utilidad de este indicador va mucho más allá de un simple cálculo financiero. Permite evaluar la eficiencia organizativa, comprobar si la estructura está creciendo de forma equilibrada con las ventas, identificar posibles sobredimensionamientos y analizar si la empresa está aprovechando las economías de escala.

En una empresa sana, este porcentaje debería mantenerse relativamente estable o reducirse a medida que aumenta la facturación, ya que una parte importante de los costes de estructura permanece fija mientras crece el volumen de actividad.

Como exponía en mi primer artículo de una serie dedicada a los KPI que determinan el estado de salud general de una empresa, el porcentaje resultante debe mantenerse estable o reducirse a medida que crece la actividad. Un incremento continuado sin un crecimiento proporcional de las ventas suele indicar una pérdida de eficiencia organizativa. Este indicador debe analizarse conjuntamente con el EBITDA, la productividad y el beneficio neto. Como referencia general el valor obtenido debería interpretarse de la siguiente manera:

• Inferior al 10 %: estructura muy eficiente
• Entre el 10 % y el 20 %: nivel aceptable
• Entre el 20 % y el 30 %: requiere seguimiento
• Superior al 30 %: posible sobredimensionamiento de la estructura

Desde un punto de vista operativo, la verdadera importancia de este KPI aparece en la elaboración de presupuestos. El error más frecuente consiste en calcular únicamente los costes directos de una operación y añadir posteriormente un margen comercial. De esta forma, se ignora que la empresa también debe financiar todos los costes indirectos necesarios para seguir funcionando.

La metodología correcta consiste en calcular primero el porcentaje de gastos generales de la empresa correspondiente al periodo determinado, ya sea pasado o previsto, y utilizarlo como criterio de imputación. Si una empresa presenta un ratio de gastos generales del 15 %, cada presupuesto debería incorporar una cantidad equivalente para contribuir a absorber los costes de estructura. Este enfoque garantiza que cada proyecto, obra o servicio contribuya proporcionalmente a financiar la estructura de la empresa. De lo contrario, los gastos generales terminan concentrándose en la cuenta de resultados sin estar cubiertos por los presupuestos emitidos, lo que genera una falsa sensación de rentabilidad.

Las empresas más maduras suelen considerar los gastos generales como un coste tan real como los materiales o la mano de obra. Saben que la rentabilidad no depende exclusivamente de vender más, sino de que cada euro facturado contribuya a cubrir los costes directos, absorber los costes de estructura y generar beneficio.

Por ello, controlar periódicamente el indicador de gastos generales sobre facturación y repercutirlo adecuadamente en los presupuestos constituye una de las mejores prácticas de gestión financiera, especialmente en empresas en crecimiento y en entornos o circunstancias internas o externas inestables.

En definitiva, antes de hablar de margen o beneficio, cualquier presupuesto debería responder a una pregunta fundamental: ¿está cubriendo su parte correspondiente de los gastos generales de la empresa? Si la respuesta es negativa, el crecimiento de las ventas no se traducirá necesariamente en una mejora de los resultados. Porque en gestión empresarial no basta con facturar más; lo determinante es transformar esa facturación en rentabilidad sostenible.

También es importante señalar que existen dos métricas complementarias al indicador de gastos generales sobre facturación. La primera es Gastos Generales sobre Coste Total (%), que mide qué parte de los costes totales de la empresa corresponde a costes de estructura. A efectos de gestión, el coste total se obtiene sumando los costes directos y los gastos generales necesarios para desarrollar la actividad. Este indicador permite analizar la composición de los costes de la organización y evaluar la eficiencia de su estructura. Su fórmula es la siguiente:

gastos generales / coste total × 100

Otro indicador relevante es Gastos Generales por Empleado, que permite conocer el coste de estructura que soporta cada trabajador de la organización. Este KPI es muy útil para evaluar la evolución de la productividad administrativa, analizar las economías de escala y detectar posibles sobredimensionamientos de la estructura indirecta. Su fórmula es la siguiente:

gastos generales / número de empleados

La diferencia entre ellos radica en que, mientras que el ratio Gastos Generales sobre Facturación (%) muestra la capacidad de la empresa para absorber sus costes generales mediante las ventas, el ratio Gastos Generales sobre Coste Total (%) analiza el peso relativo de la estructura en el conjunto de los costes, y el indicador Gastos Generales por Empleado ayuda a valorar la eficiencia organizativa y el aprovechamiento de los recursos humanos.

Utilizados de forma conjunta, estos tres indicadores ofrecen una visión mucho más completa del nivel de eficiencia de la empresa y de su capacidad para crecer sin aumentar desproporcionadamente los costes indirectos.

Imagen: Momo Marrero