gestión del tiempo en el entorno laboral

marzo 24, 2021

Uno de los principales problemas que me encuentro en las empresas a las que ayudo a trazar su estrategia empresarial o el desarrollo de su negocio es una improductiva gestión del tiempo que deriva en ineficiencia e ineficacia. En ocasiones me planteo hasta qué punto las empresas son conscientes de que lo que venden no son solo productos o servicios, sino también minutos.

Es muy importante definir correctamente qué es la gestión del tiempo en el entorno laboral, porque no hablamos de llegar a la hora prevista al puesto de trabajo y estar ocupado con una tarea. Se trata de un proceso planificado y consciente del tiempo laboral empleado en el desarrollo de una serie de tareas fijadas con el objeto de mejorar la productividad y ganar en eficiencia.

Hay diferentes factores que pueden incidir en una inadecuada gestión del tiempo laboral y derivar en la acumulación del trabajo y el aumento del estrés. Estos son los principales:

• Ineficaz planificación

No tener perfectamente organizado nuestro tiempo y nuestros hábitos laborales es un problema grave que repercute directamente en la productividad.

• Ineficaz comunicación

Disponer de un plan de comunicación interna facilita el flujo de información y optimiza la comunicación, crea una cultura de transparencia, favorece un vínculo de pertenencia en los trabajadores y genera implicación y motivación.

• Ineficaz uso de las herramientas

Disponer de las herramientas adecuadas para optimizar el tiempo y utilizarlas inadecuadamente por falta de conocimientos o interés deriva en un problema de gestión ineficaz del tiempo y en un coste aún mayor, por irresponsabilidad y por negligencia.

Pero no son los únicos. Otros factores determinantes en la mala gestión del tiempo podrían ser:

• Carencias metodológicas

Hace falta establecer un método. No hacerlo supone afrontar las tareas con buena voluntad pero con absoluta ineficacia, por falta de metodología o por una inadecuada aplicación de ésta. Una técnica contrastada y sencilla de aplicar que permite optimizar la gestión del tiempo es la Técnica Pomodoro.

• Incapacidad para diferenciar lo importante de lo urgente

Confundir lo importante con lo urgente es un error muy extendido que también afecta a la productividad, a la toma de decisiones y a la eficiencia y que incide negativamente en la gestión del tiempo. Para determinar los límites entre uno y otro existe la Matriz Urgente – Importante, también conocida como la Matriz de Eisenhower, un sistema que permite planificar el trabajo y las tareas, representado gráficamente a través de cuatro cuadrantes que establecen los diferentes criterios de prioridad y urgencia.

En el entorno empresarial los primeros pasos que hay que dar para alcanzar una óptima gestión del tiempo son los siguientes:

1. Desarrollar una adecuada DPT (Definición de los Puestos de Trabajo)
2. Crear procedimientos estandarizados y documentados
3. Implantar una metodología de gestión del tiempo
4. Marcar metas y objetivos generales y particulares, priorizándolos y acotándolos en el tiempo
5. Planificar la agenda de trabajo según la importancia de cada tarea, delegando lo urgente

También es importante desarrollar hábitos proactivos, potenciando lo racional frente a lo emocional. Esto nos permitirá identificar cuáles son las tareas que generan valor y por las que el cliente está dispuesto a pagar y cuáles son aquellas que nos roban tiempo y que podrían delegarse. Con ello conseguiremos poner el foco en lo realmente importante, aprender a delegar, fijar objetivos y trabajar más (en menos tiempo) y mejor (en productividad y en resultados). Si somos capaces de generar rutinas y estandarizar procesos evitaremos la desorganización, mejoraremos los resultados, tendremos un mayor control del tiempo y disfrutaremos del trabajo. Si nos centramos en las tareas y actividades clave, aquellas que aportan valor, evitaremos los ladrones de tiempo. Y tengamos siempre muy presente la importancia de evitar la procrastinación (que consiste esencialmente en aplazar el cumplimiento de una obligación o el desarrollo de una acción. Cuando dicha actitud se vuelve habitual, la procrastinación se convierte en un trastorno del comportamiento).

Personalmente las acciones que sigo para optimizar mi jornada laboral son las siguientes:

• Planificar y agendar con antelación
• Priorizar
• Trabajar en equipo
• Centrarme en lo que debo hacer y no puedo delegar y encomendar a terceros el resto de tareas
• Dividir los proyectos en fases no superiores a 30/45 días y subdividir éstas en periodos en los que pueda obtener un valor medible
• Aplicar el Principio de Pareto, según el cual el 80% de mi tiempo está determinado y ejecuto lo previsible y el 20% lo dedico a imprevistos
• Automatizar y estandarizar los procesos
• Aplicar el 5S, que permite disponer de un espacio de trabajo adecuado, limpio, ordenado, eficiente y productivo
• No perseguir la perfección, me centro en ejecutar lo que el cliente necesita, valora y está dispuesto a pagar
• Gestionar el NO constructivamente, ofreciendo alternativas

Para finalizar, podría ser de utilidad la lectura de un artículo que escribí hace ya algún tiempo sobre los equipos productivos, a los que defino como equipos que cumplen en tiempo y forma con los objetivos marcados y desarrollan sus tareas poniendo el foco en los resultados y en la excelencia profesional.

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Imagen: Momo Marrero