pomodoro, la técnica que permite mejorar la gestión del tiempo y la productividad
La gestión y la optimización del tiempo son cuestiones esenciales que actualmente se han convertido en problemas generalizados en las empresas. Confundir “lo importante” con “lo urgente” es un error muy extendido que afecta a la productividad, a la toma de decisiones y a la eficiencia, pudiendo llegar a incidir negativamente en el crecimiento y el futuro de las propias organizaciones.
Una técnica contrastada y sencilla de aplicar que permite una optimización del tiempo es la denominada Técnica Pomodoro, llamada así por la forma de tomate que tenía el reloj de su creador, Francesco Cirillo, y que está basada en la división del tiempo en fracciones indivisibles de 25 minutos con descansos de 5 minutos y pausas de 20 minutos cada cuatro Pomodoros.
El objetivo de este método es evitar las interrupciones y a los “ladrones de tiempo”. Para ello es imprescindible anotar las urgencias que van surgiendo para atenderlas posteriormente, pues un Pomodoro ha de estar enfocado irrenunciablemente a una sola actividad y un solo objetivo y no se puede detener o dividir. Si por alguna circunstancia hubiera que parar, habría que cancelar el Pomodoroy reiniciarlo una vez resuelta la interrupción.
La jornada o el periodo de actividad se han de organizar mediante una lista previamente determinada de tareas a realizar, con unos objetivos que cumplir en cada una de ellas. Cada uno de los Pomodoros se irá registrando, con el fin de hacer un seguimiento de los logros alcanzados y los objetivos cumplidos, y tener así una referencia de tiempo que nos permita optimizar los siguientes. Mientras que las pausas están destinadas a frenar la actividad con el fin de desconectar, presumiblemente porque con ello se mejora la agilidad mental.
Una de las claves de esta técnica, estrechamente ligada a la metodología Ágile, es evitar las multitareas, poniendo el foco en el desarrollo de una sola tarea y eludiendo así la ansiedad que provoca el yugo del tiempo.
Para aplicar esta técnica es necesario disponer de un temporizador, físico o digital, para medir el tiempo y determinar de forma sonora y visual los periodos, con la consiguiente predisposición mental al inicio de una nueva tarea. Al principio de la jornada o al final de la anterior se redactará un listado físico o digital con un checklist de las tareas a desarrollar en esa jornada. Y por último se dispondrá una hoja, física o digital, donde anotar las tareas no previstas que puedan surgir en la jornada y que haya que afrontar en esa o en sucesivas jornadas. A medida que se termina cada una de las tareas, se marca o se tacha, con el fin de visualizar la evolución de los objetivos marcados, lo que servirá como incentivo.
Para aplicar el Método Pomodoro hemos de seguir los siguientes pasos:
- Apuntar las tareas a realizar en la jornada, teniendo en cuenta con la mayor exactitud posible el tiempo que se precisa para ejecutar cada una de ellas.
- Ajustar el temporizador a 25 minutos y tenerlo siempre a la vista.
- Pulsar y comenzar la actividad sin opción a distracciones o interrupciones; si éstas se produjeran, inevitablemente habrá que empezar de nuevo.
- Cuando acaba el Pomodoro, se detiene la actividad, hayamos o no finalizado la tarea; si así ha sido, la marcaremos como realizada.
- Tomar el descanso debido, desconectando completamente de la actividad, durante un periodo de 5 o de 20 minutos según corresponda. Puedes levantarte, refrescarte o pensar en algo placentero, pero nunca en la actividad y preferiblemente en nada que genere estrés o tensión innecesarios. El descanso ha de interpretarse como la recompensa a la consecución de un objetivo.
- Una vez terminado el periodo de descanso, volvemos a empezar con una nueva tarea o con la continuación de la anterior, previo ajuste del temporizador.
- Cada cuatro Pomodoros nos tomamos un periodo de desconexión de 20 minutos, durante el cual podemos hacer llamadas telefónicas, atender los emails, tomar un aperitivo… o realizar cualquier actividad que no esté relacionada con las tareas desarrolladas anteriormente y teniendo como objetivo lo indicado en el punto 5.
- Si se finaliza la tarea antes del vencimiento del tiempo, y dado que los Pomodoros son indivisibles, la marcaremos como finalizada y el tiempo restante se puede utilizar para repasar la tarea o sencillamente abortar el Pomodoro.
Existe una variable de este mismo método que se denomina Pomodoro a Pares y que consiste en organizar el trabajo de dos personas de forma conjunta con objetivos comunes, mediante tareas compartidas o relacionadas, fomentando así el trabajo en equipo.
Imagen: Momo Marrero
4 Respuestas a “pomodoro, la técnica que permite mejorar la gestión del tiempo y la productividad”
Optimizar nuestro tiempo es una de las tareas más difícil del ser humano, gracia por tu artículo
Gracias a ti Isabel!
Lo pondré en práctica, creo me será útil tanto en lo laboral como en lo personal. Gracias
Gracias a ti Victoria, por el interés mostrado!