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metodología 5S, orden y limpieza claves en la gestión empresarial

Qué poca confianza merecen esos espacios empresariales donde el desorden y la suciedad campa a sus anchas. Torres de papel encima de la mesa, bultos por doquier, suciedad acumulada… no son buenos síntomas y ponen en tela de juicio a quien lo posibilita, lo alimenta o lo consiente.

Una empresa sin orden y limpieza es más compleja de gestionar que aquella que idealizan en su mente empresarios y ejecutivos. Tiemblo cada vez que entro en un despacho en el que abundan los papeles, folletos, periódicos… recuerdos del ayer que habitan el hoy ocupando un espacio que dificulta el día a día y ensombrece la capacidad de gestión de quien propicia este desorden.

Existe un método que puede evitar este caos, una herramienta clave en la aplicación de la Metodología Lean que nos ayudará a organizar y mantener ordenado nuestro lugar de trabajo, lejos del síndrome de Diógenes: es la metodología 5S, que recibe su nombre de las iniciales de cada una de sus cinco etapas. La utilización de esta técnica nos permitirá crear espacios de trabajo adecuados, limpios, ordenados, eficientes y productivos.

Con su implantación se persigue mejorar las condiciones del hábitat laboral evitando posibles despilfarros (todo aquello que no aporta valor al cliente), minimizar el tiempo y aumentar la productividad, incrementando la eficiencia, la eficacia, la motivación y la seguridad del equipo de trabajo.

La metodología 5S fue creada por la empresa Toyota como una de las herramientas clave en la implantación de su Lean Management y, tal como hemos comentado, está dividida en cinco fases consecutivas:

  1. Seiri · Clasificar

Etapa de identificación y localización de todos los recursos materiales, así como la información física o digital disponible en nuestro espacio de trabajo, con el fin de eliminar todo lo innecesario. Se trata de reconocer y separar lo innecesario de lo necesario, eliminando lo primero a partir de los siguientes criterios:

  • Se desecha todo aquello que se utilice menos de una vez al año, salvo que sea de difícil o compleja reposición, en cuyo caso se ubicará en una estancia o espacio perfectamente localizable.
  • Lo que se usa menos de una vez al mes se separa, se ordena y se ubica en una zona próxima al espacio de trabajo, de fácil acceso.
  • Lo que se usa menos de una vez por semana se ubica y ordena dentro del área de trabajo en algún armario, estante o contenedor que no interfiera ni obstaculice las labores ordinarias.
  • Lo que se usa menos de una vez al día, se ubica lo más próximo posible a nuestra mesa o espacio de trabajo, evitando que nos tengamos que desplazar para localizarlo.
  • Lo que se usa menos de una vez cada hora, lo ubicaremos cerca de nuestro alcance, evitando que tengamos que levantarnos o desplazarnos.
  • Lo que se usa frecuentemente, al menos una vez cada hora, se ubicará al alcance de nuestra mano, sin desplazamiento posible.

Los beneficios que obtendremos en esta etapa serán la optimización del espacio de trabajo y la eliminación de traslados innecesarios.

  1. Seiton · Ordenar

Etapa donde se dispondrá cada uno de los recursos en el sitio idóneo para facilitar el acceso a ellos e incrementar nuestra productividad. Para ello se deberá:

  • Disponer los útiles de almacenamiento necesarios evitando el horror vacui (miedo al vacío).
  • Organizar y disponer racionalmente cada recurso en función de la frecuencia de uso y necesidades.
  • Estandarizar las normas asociadas al orden, aplicando el método FIFO (“primero en entrar, primero en salir”).
  • Crear un sistema de de identificación visual que permita localizar fácilmente cada útil incluso a las personas ajenas a nuestra actividad y departamento. Es importante que nos permita reconocer visualmente si nos falta algún recurso o no está en el lugar adecuado.
  • Determinar la cantidad necesaria de recursos por periodo productivo.
  • Desarrollar un proceso de reposición fluido de los recursos consumidos por periodo productivo.

Los beneficios que obtendremos serán la reducción de los tiempos invertidos y el incremento de la productividad.

  1.  Seiso · Limpiar

Etapa centrada en la limpieza, en la que se identificarán y eliminarán los focos de suciedad, tomando las decisiones necesarias para llevarlo a cabo. Para lograrlo se ha de:

  • Generar una cultura de limpieza y mantenimiento diario.
  • Limpieza constante y rutinaria.
  • Determinar los recursos necesarios para ello, estandarizando el proceso.
  • Eliminar los focos de suciedad.
  • Erradicar los cuartos o espacios “de los trastos”.

Los beneficios que obtendremos serán la optimización del ciclo de vida de los recursos, la calidad de los procesos y la mejora de la motivación y la autoestima.

  1.  Seiketsu · Estandarizar

Etapa destinada a establecer las normas y los procesos necesarios para mantener el orden y la limpieza conseguidos en las etapas anteriores, detectando automáticamente situaciones o circunstancias que les afecten o deterioren. Para ello se crearán y aplicarán los procesos que faciliten y normalicen su cumplimiento y mantenimiento. Para lograrlo habrá que:

  • Establecer los procedimientos necesarios.
  • Determinar las cantidades mínimas de cada recurso.
  • Instaurar la identificación visual del espacio de ubicación, que permita fácilmente su localización y la detección de carencias o anomalías si las hubiera.

Los beneficios que obtendremos estarán asociados con la optimización de los procesos y su incidencia directa en la productividad.

  1.  Shitsuke · Disciplinar

Esta etapa esta focalizada en la disciplina que permita el desarrollo del trabajo en función del estándar determinado, aplicando el principio Kaizen de mejora continuada (“aunque algo funcione, siempre se puede hacer mejor”), que favorezca una evolución constante hacia el logro de la excelencia y la eficiencia, aplicando el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Para lograrlo se tendrá en cuenta lo siguiente:

  • Se establecerán los hábitos de conducta y disciplina necesarios.
  • Se fomentará la cultura de que todo es mejorable.
  • Se implantará la filosofía de que se aprende haciendo y ejecutando.
  • Se promoverá la idea de que no hay tener miedo amenazante al error y sí a la negligencia.

Los beneficios que obtendremos serán principalmente la implantación de una serie de hábitos y disciplina en toda la organización, potenciando el aprendizaje como cultura corporativa.

Para que la implantación del 5S sea óptima deben darse las siguientes circunstancias:

  • Alineación entre la dirección y el resto de la empresa, en el fin y en los objetivos.
  • Compromiso entre las partes.
  • Afrontarlo con decisión, convicción y determinación.
  • Disponer del tiempo, la disposición y los útiles necesarios.
  • Vocación de continuidad, nivel de exigencia y disciplina


Imagen: Momo Marrero

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