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pomodoro, la técnica que permite mejorar la gestión del tiempo y la productividad

La gestión y la optimización del tiempo son cuestiones esenciales que actualmente se han convertido en problemas generalizados en las empresas. Confundir “lo importante” con “lo urgente” es un error muy extendido que afecta a la productividad, a la toma de decisiones y a la eficiencia, pudiendo llegar a incidir negativamente en el crecimiento y el futuro de las propias organizaciones.

Una técnica contrastada y sencilla de aplicar que permite una optimización del tiempo es la denominada Técnica Pomodoro, llamada así por la forma de tomate que tenía el reloj de su creador, Francesco Cirillo, y queestá basada en la división del tiempo en fracciones indivisibles de 25 minutos con descansos de 5 minutos y pausas de 20 minutos cada cuatro Pomodoros.

El objetivo de este método es evitar las interrupciones y a los “ladrones de tiempo”. Para ello es imprescindible anotar las urgencias que van surgiendo para atenderlas posteriormente, pues un Pomodoro ha de estar enfocado irrenunciablemente a una sola actividad y un solo objetivo y no se puede detener o dividir. Si por alguna circunstancia hubiera que parar, habría que cancelar el Pomodoroy reiniciarlo una vez resuelta la interrupción.

La jornada o el periodo de actividad se han de organizar mediante una lista previamente determinada de tareas a realizar, con unos objetivos que cumplir en cada una de ellas. Cada uno de los Pomodoros se irá registrando, con el fin de hacer un seguimiento de los logros alcanzados y los objetivos cumplidos, y tener así una referencia de tiempo que nos permita optimizar los siguientes. Mientras que las pausas están destinadas a frenar la actividad con el fin de desconectar, presumiblemente porque con ello se mejora la agilidad mental.

Una de las claves de esta técnica, estrechamente ligada a la metodología Ágile, es evitar las multitareas, poniendo el foco en el desarrollo de una sola tarea y eludiendo así la ansiedad que provoca el yugo del tiempo.

Para aplicar esta técnica es necesario disponer de un temporizador, físico o digital, para medir el tiempo y determinar de forma sonora y visual los periodos, con la consiguiente predisposición mental al inicio de una nueva tarea. Al principio de la jornada o al final de la anterior se redactará un listado físico o digital con un checklist de las tareas a desarrollar en esa jornada. Y por último se dispondrá una hoja, física o digital, donde anotar las tareas no previstas que puedan surgir en la jornada y que haya que afrontar en esa o en sucesivas jornadas. A medida que se termina cada una de las tareas, se marca o se tacha, con el fin de visualizar la evolución de los objetivos marcados, lo que servirá como incentivo.

Para aplicar el Método Pomodoro hemos de seguir los siguientes pasos:

  1. Apuntar las tareas a realizar en la jornada, teniendo en cuenta con la mayor exactitud posible el tiempo que se precisa para ejecutar cada una de ellas.
  2. Ajustar el temporizador a 25 minutos y tenerlo siempre a la vista.
  3. Pulsar y comenzar la actividad sin opción a distracciones o interrupciones; si éstas se produjeran, inevitablemente habrá que empezar de nuevo.
  4. Cuando acaba el Pomodoro, se detiene la actividad, hayamos o no finalizado la tarea; si así ha sido, la marcaremos como realizada.
  5. Tomar el descanso debido, desconectando completamente de la actividad, durante un periodo de 5 o de 20 minutos según corresponda. Puedes levantarte, refrescarte o pensar en algo placentero, pero nunca en la actividad y preferiblemente en nada que genere estrés o tensión innecesarios. El descanso ha de interpretarse como la recompensa a la consecución de un objetivo.
  6. Una vez terminado el periodo de descanso, volvemos a empezar con una nueva tarea o con la continuación de la anterior, previo ajuste del temporizador.
  7. Cada cuatro Pomodoros nos tomamos un periodo de desconexión de 20 minutos, durante el cual podemos hacer llamadas telefónicas, atender los emails, tomar un aperitivo… o realizar cualquier actividad que no esté relacionada con las tareas desarrolladas anteriormente y teniendo como objetivo lo indicado en el punto 5.
  8. Si se finaliza la tarea antes del vencimiento del tiempo, y dado que los Pomodoros son indivisibles, la marcaremos como finalizada y el tiempo restante se puede utilizar para repasar la tarea o sencillamente abortar el Pomodoro.

Existe una variable de este mismo método que se denomina Pomodoro a Pares y que consiste en organizar el trabajo de dos personas de forma conjunta con objetivos comunes, mediante tareas compartidas o relacionadas, fomentando así el trabajo en equipo.


Imagen: Momo Marrero

2 Respuestas a “pomodoro, la técnica que permite mejorar la gestión del tiempo y la productividad”

  1. Isabel Sinning

    Optimizar nuestro tiempo es una de las tareas más difícil del ser humano, gracia por tu artículo

    Responder

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