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diagramas de flujo, la representación gráfica de los procesos

El diagrama de flujo es la representación gráfica de la gestión de procesos a la que hacía referencia en un artículo anterior. En esta representación, las etapas del proceso aparecen unidas entre sí por medio de flechas que indican la dirección del flujo y están representadas por símbolos que identifican un concepto o acción determinados.

El diagrama de flujo describe las distintas acciones, tareas o actividades asociadas a un proceso y representa la secuencia entre cada una de ellas y su relación, así como la información complementaria, los recursos y materiales que se precisan para su ejecución.

El desarrollo del diagrama de flujo de un proceso facilita su comprensión y dimensiona su magnitud, permitiendo que los implicados en su implantación (departamentos e individuos) tengan una perspectiva amplia y una visión de conjunto del proceso.

Del mismo modo permite identificar los puntos críticos del proceso y los posibles errores que pudieran cometerse, asignando las responsabilidades oportunas si fuera preciso. También permite establecer las pautas asociadas de control y seguimiento de los costes y los tiempos, lo que redunda además en productividad y eficiencia.

El uso de estos diagramas permite la implantación del pensamiento analítico en la gestión del proceso, lo que sumado a lo anteriormente expuesto hace del diagrama de flujo una herramienta indispensable en la gestión y optimización de los procesos.

Para desarrollar un diagrama de flujo es necesario:

  • Identificar y determinar el proceso

Hemos de identificar cuál es el proceso, qué implica y de qué tipo de proceso se trata (estratégico, operativo o de soporte). Así seremos capaces de determinar si es un proceso clave o subordinado.

  • Establecer y clasificar las etapas

Es imprescindible establecer todas las etapas del proceso, clasificándolas en función de su importancia y de la dirección del flujo.

  • Determinar la profundidad y alcance del proceso

También es importante determinar el grado de detalle que necesitamos, así como la profundidad del proceso, pues esto afectará a su desarrollo. Es recomendable plasmar todos los detalles, aunque no siempre es necesario.

  • Secuenciar el proceso

Cada etapa está asociada a una acción o tarea que estará supeditada a la anterior y que, a su vez, condicionará a la posterior. Por ello habrá que determinar el flujo que permita garantizar el correcto desarrollo del proceso.

  • Crear el diagrama

Es el momento de abordar el desarrollo gráfico del diagrama de flujo, para lo que habrá que contar con una herramienta informática específica.

  • Revisar el diagrama

Una vez desarrollado es el momento de revisarlo detenidamente y verificar si está correcto.

simbolos diagrama de flujos


Imagen Momo Marrero

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